Rechnung bei Differenzbesteuerung

Pflichtangaben nach §25a UStG — und die eine Zeile, die richtig teuer werden kann

Wer Gebrauchtware nach §25a UStG verkauft, stellt eine Rechnung, die auf den ersten Blick unvollständig wirkt: Es steht kein Steuersatz drauf, kein Nettobetrag, keine Umsatzsteuer. Genau so muss es sein. Dieser Leitfaden zeigt, welche Angaben Pflicht sind, welcher Hinweis wörtlich auf das Dokument gehört — und warum ein einziger falsch ausgewiesener Steuerbetrag dich mehr kostet als der ganze Verkauf einbringt.

1. Was an einer §25a-Rechnung anders ist

Bei der Regelbesteuerung ist die Rechnung transparent: Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag. Bei der Differenzbesteuerung wird die Umsatzsteuer dagegen nur auf deine Handelsspanne berechnet — und diese Spanne geht den Käufer nichts an. Würde die Steuer auf der Rechnung stehen, könnte jeder Kunde deinen Einkaufspreis zurückrechnen.

Deshalb gilt für §25a-Rechnungen:

  • Der Kunde sieht nur einen Gesamtbetrag (brutto).
  • Kein Steuersatz, kein Steuerbetrag, kein Nettoausweis.
  • Dafür ein vorgeschriebener Hinweis auf die Sonderregelung.
  • Kein Vorsteuerabzug für den Käufer — auch wenn er Unternehmer ist.

2. Die Pflichtangaben im Überblick

Die allgemeinen Rechnungspflichten aus §14 UStG gelten weiter — nur eben ohne Steuerausweis. Auf deine Rechnung gehören:

  • Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
  • Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
  • Das Ausstellungsdatum
  • Eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware — bei Gebrauchtware am besten mit Zustand und Identifikationsmerkmal (IMEI, Seriennummer, FIN)
  • Der Zeitpunkt der Lieferung (bei Versand üblicherweise das Versanddatum)
  • Der Gesamtbetrag als Bruttopreis
  • Der Hinweis nach §14a Abs. 6 UStG (siehe nächster Abschnitt)
Eine eindeutige Artikelbezeichnung ist bei Gebrauchtware doppelt wichtig: Sie ist Pflichtangabe und sie verknüpft die Rechnung mit deinem Ankaufsbeleg. Genau diese Kette — Einkauf, Artikel, Verkauf — will das Finanzamt bei einer Prüfung nachvollziehen können.

3. Der Pflichthinweis nach §14a Abs. 6 UStG

§14a Abs. 6 UStG schreibt einen Hinweis auf die angewandte Sonderregelung vor. Welcher es ist, hängt von der Warenart ab:

  • „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung" — der Normalfall für Reseller, Kfz-Händler, An- und Verkaufsläden
  • „Kunstgegenstände/Sonderregelung"
  • „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung"

Ergänzend darfst du gern in Klartext schreiben: „Die Umsatzsteuer wird gemäß §25a UStG nicht gesondert ausgewiesen. Ein Vorsteuerabzug aus dieser Rechnung ist nicht möglich." Das erspart dir Rückfragen von Geschäftskunden — den vorgeschriebenen Wortlaut ersetzt es aber nicht. Beides gehört auf die Rechnung.

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4. Die §14c-Falle: ausgewiesen = geschuldet

Das ist der teuerste Fehler in diesem ganzen Themenfeld — und er passiert meistens aus Versehen, weil in der Rechnungsvorlage noch „inkl. 19 % MwSt" steht.

§14c UStG: Wer in einer Rechnung einen Steuerbetrag ausweist, den er nach dem Gesetz nicht schuldet, schuldet ihn trotzdem. Bei einem Verkauf für 500 € mit fälschlich ausgewiesenen 19 % führst du 79,83 € ab — zusätzlich zur eigentlichen Differenzsteuer. Dein Kunde darf den Betrag gleichzeitig nicht als Vorsteuer ziehen. Verlierer sind beide.

Eine Berichtigung ist möglich, aber aufwendig: Du musst die Rechnung gegenüber dem Kunden korrigieren und die Berichtigung dem Finanzamt gegenüber nachvollziehbar machen. Deutlich einfacher ist es, den Fehler gar nicht erst zu machen — also mit einer Vorlage zu arbeiten, in der schlicht kein Steuerfeld existiert.

5. Muster: So sieht die Rechnung aus

Ein vollständiges Minimalbeispiel für den Verkauf eines gebrauchten Smartphones:

  1. Kopf: Max Mustermann e. K., Musterstraße 1, 12345 Musterstadt · Steuernummer 12/345/67890
  2. Empfänger: Erika Beispiel, Beispielweg 7, 54321 Beispielstadt
  3. Rechnungsnummer: RE-2026-0142 · Rechnungsdatum: 03.08.2026 · Lieferdatum: 01.08.2026
  4. Position: 1 × iPhone 13 Pro, 256 GB, gebraucht, IMEI 123456789012345 — 499,00 €
  5. Gesamtbetrag: 499,00 € (keine Aufteilung in Netto und Steuer)
  6. Hinweis: „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung"

Mehr steht da nicht — und mehr darf in Bezug auf die Umsatzsteuer auch nicht darauf stehen.

6. Kleinbetragsrechnungen und Kassenbelege

Bei kleinen Beträgen sind die Rechnungspflichten reduziert — der Hinweis auf die Sonderregelung bleibt trotzdem. Im Ladengeschäft heißt das: Auch dein Kassenbon für einen differenzbesteuerten Artikel darf keine Umsatzsteuer ausweisen und braucht den §14a-Hinweis. Kassensysteme, die stur „inkl. 19 % MwSt" drucken, sind hier eine echte Fehlerquelle.

Gemischte Belege vermeiden. Regel- und differenzbesteuerte Artikel gehören nicht auf dieselbe Rechnung. Trenne sie in zwei Belege — sonst ist weder für den Kunden noch für den Prüfer erkennbar, welcher Betrag zu welcher Besteuerung gehört.

7. Wenn der Kunde Vorsteuer ziehen will

Verkaufst du an ein Unternehmen, kommt regelmäßig die Frage: „Können Sie mir die Mehrwertsteuer ausweisen?" Die ehrliche Antwort ist nein — nicht bei der Differenzbesteuerung. Du hast aber ein Wahlrecht: Die Differenzbesteuerung ist keine Pflicht. Du kannst für einen einzelnen Verkauf auf sie verzichten und stattdessen regelbesteuert verkaufen, mit offenem Steuerausweis und Vorsteuerabzug für deinen Kunden.

Rechnen musst du das trotzdem: Bei der Regelbesteuerung fällt die Umsatzsteuer auf den gesamten Verkaufspreis an, nicht nur auf die Marge — beim Privatankauf ohne Vorsteuerabzug ist das für dich fast immer deutlich teurer. Sinnvoll ist der Verzicht nur, wenn der Kunde bereit ist, den höheren Bruttopreis zu zahlen.

Beide Varianten gegenüberstellen? Zum Margenrechner →

8. Fünf Fehler, die Prüfer sofort sehen

  • „inkl. 19 % MwSt" steht noch in der Fußzeile der Vorlage → §14c-Schuld.
  • Der Pflichthinweis fehlt oder ist frei umformuliert.
  • Rechnungsnummern mit Lücken oder Dubletten — ein Klassiker bei mehreren Verkaufskanälen.
  • Unspezifische Artikelbezeichnung („Handy") ohne Bezug zum Ankaufsbeleg.
  • Kein Ankaufsbeleg zum Einkauf → die Differenzbesteuerung fällt komplett.
Der letzte Punkt ist der gefährlichste: Ohne Nachweis des Einkaufspreises versteuerst du im Zweifel den vollen Verkaufspreis.
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9. Häufige Fragen (FAQ)

Muss ich meinen Einkaufspreis auf der Rechnung nennen?

Nein. Der Kunde sieht ausschließlich den Gesamtbetrag. Einkaufspreis und Marge dokumentierst du intern — sie sind für das Finanzamt bestimmt, nicht für den Käufer.

Reicht „Differenzbesteuert nach §25a UStG" als Hinweis?

Als Ergänzung ist der Satz gut, als Ersatz nicht. §14a Abs. 6 UStG nennt konkrete Formulierungen — für Gebrauchtware „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung". Schreib beides auf die Rechnung.

Gilt das auch für Rechnungen ins EU-Ausland?

Bei differenzbesteuerten Lieferungen gibt es keine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung — du verkaufst mit deutscher Differenzbesteuerung und ohne Steuerausweis. Grenzüberschreitende Fälle sind erfahrungsgemäß fehleranfällig; sprich sie mit deinem Steuerberater durch.

Was, wenn ich mit Verlust verkaufe?

Dann ist die Bemessungsgrundlage null und es fällt keine Umsatzsteuer an — die Rechnung sieht aber genauso aus. Ob sich ein Verlust mit anderen Verkäufen verrechnen lässt, hängt davon ab, ob du die Einzel- oder die Gesamtdifferenz anwendest: Einzeldifferenz vs. Gesamtdifferenz.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Für deinen konkreten Fall — besonders bei Auslandsbezug — sprich mit deinem Steuerberater.