Differenzbesteuerung & Kleinunternehmerregelung

Zwei Vereinfachungen, die sich gegenseitig ausschließen — und eine Grenze, die viele falsch rechnen

„Ich bin Kleinunternehmer — muss ich die Differenzbesteuerung anwenden?" Diese Frage taucht in Reseller-Foren ständig auf, und die Antwort ist einfacher, als die meisten erwarten. Interessant wird es erst beim nächsten Schritt: bei der Frage, wann die Kleinunternehmerregelung endet. Denn dort rechnen Gebrauchtwarenhändler regelmäßig mit der falschen Zahl.

1. Die kurze Antwort

Als Kleinunternehmer nach §19 UStG erhebst du auf deine Verkäufe keine Umsatzsteuer. Damit gibt es auch nichts, was die Differenzbesteuerung reduzieren könnte — §25a UStG läuft schlicht ins Leere. Du wendest sie nicht an, weil du sie nicht brauchst.

Relevant wird die Differenzbesteuerung für dich in genau zwei Fällen: Du überschreitest die Umsatzgrenzen, oder du verzichtest freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung. Ab diesem Moment ist §25a UStG dein wichtigstes Werkzeug — und dann brauchst du rückwirkend Daten, die du vielleicht nie erfasst hast.

2. Die Grenzen seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 gelten für die Kleinunternehmerregelung zwei Schwellen:

  • Dein Gesamtumsatz im Vorjahr lag bei höchstens 25.000 €, und
  • dein Gesamtumsatz im laufenden Jahr übersteigt 100.000 € nicht.
Die 100.000-Euro-Grenze wirkt sofort: Wird sie im laufenden Jahr überschritten, endet die Kleinunternehmereigenschaft ab diesem Umsatz — nicht erst zum Jahreswechsel. Ab dem Umsatz, mit dem du die Grenze reißt, verkaufst du umsatzsteuerpflichtig.

3. Die große Falle: Umsatz ist nicht Marge

Hier liegt der teure Denkfehler. Viele Reseller rechnen so: „Ich habe für 60.000 € verkauft, aber nur 20.000 € Marge — ich bleibe also unter 25.000 € und damit Kleinunternehmer." Das ist falsch.

Für die Kleinunternehmergrenze zählt der Gesamtbetrag deiner Einnahmen — also der volle Verkaufserlös, nicht deine Handelsspanne. Der Europäische Gerichtshof hat das 2019 für Wiederverkäufer ausdrücklich bestätigt. Wer 60.000 € einnimmt, ist kein Kleinunternehmer mehr, egal wie dünn die Marge war.

Für Gebrauchtwarenhändler ist das besonders relevant, weil hier hohe Umsätze bei kleinen Margen normal sind. Ein Handyhändler, der 1.500 Geräte mit je 40 € Marge verkauft, hat 60.000 € Marge — aber vielleicht 300.000 € Umsatz. Er ist längst regelbesteuert und braucht §25a dringend.

Was §25a gegenüber der Regelbesteuerung spart? Im Margenrechner vergleichen →

4. Was auf deine Rechnung gehört

Als Kleinunternehmer schreibst du keine Umsatzsteuer auf die Rechnung — brauchst aber einen Hinweis darauf, warum. Üblich ist eine Formulierung wie: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Den §25a-Hinweis („Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung") setzt du nicht, solange du Kleinunternehmer bist — du wendest die Differenzbesteuerung ja gar nicht an. Ab dem Wechsel dreht sich das um: Dann ist der §25a-Hinweis Pflicht und der §19-Hinweis muss raus. Alle Pflichtangaben dafür stehen im Ratgeber Rechnung bei Differenzbesteuerung.

5. Der Wechsel in die Regelbesteuerung

Ab dem Wechsel ändert sich für dich einiges auf einmal:

  1. Du führst Umsatzsteuer ab und gibst Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab.
  2. Für Ware, die du ohne Umsatzsteuerausweis eingekauft hast (Privatpersonen, Kleinunternehmer, §25a-Händler), wendest du die Differenzbesteuerung an — versteuert wird nur die Marge.
  3. Für Ware, die du mit ausgewiesener Umsatzsteuer eingekauft hast, gilt die Regelbesteuerung — dafür ziehst du die Vorsteuer.
  4. Deine Rechnungen brauchen ab sofort den §14a-Hinweis statt des §19-Hinweises.

Das Entscheidende: §25a UStG setzt voraus, dass du den Einkaufspreis jedes einzelnen Artikels nachweisen kannst. Wer als Kleinunternehmer nie Ankaufsbelege geschrieben hat, steht beim Wechsel vor einem echten Problem.

6. Altbestand: Ware aus der Kleinunternehmerzeit

Deine Regale sind beim Wechsel nicht leer. Für jeden Artikel, den du noch als Kleinunternehmer eingekauft hast und jetzt regelbesteuert verkaufst, gilt dieselbe Regel wie für neue Ware: Kannst du den Einkaufspreis belegen und lag darin keine abziehbare Umsatzsteuer, greift §25a. Kannst du es nicht belegen, versteuerst du im Zweifel den vollen Verkaufspreis.

Fang früh an, Belege zu sammeln — nicht erst beim Wechsel. Der Ankaufsbeleg kostet dich als Kleinunternehmer nichts außer zwei Minuten. Fehlt er später, kostet er dich 19 % vom Verkaufspreis statt 19 % von der Marge.
→ Ankaufsbeleg-Generator (kostenlos)

7. Was der Wechsel mit deinen Preisen macht

Auf Plattformen wie eBay oder Kleinanzeigen konkurrierst du über den Endpreis. Beim Wechsel in die Regelbesteuerung hast du zwei Möglichkeiten: Preis halten und die Steuer aus der Marge zahlen, oder Preis erhöhen und Wettbewerbsfähigkeit riskieren.

Ein Beispiel: Du kaufst für 100 € an und verkaufst für 200 €. Als Kleinunternehmer bleiben dir 100 € (vor Gebühren). Mit Differenzbesteuerung gehen 15,97 € Umsatzsteuer ab — es bleiben 84,03 €. Mit Regelbesteuerung auf den vollen Preis wären es 31,93 € Steuer und nur 68,07 €. Genau das ist der Grund, warum §25a für Gebrauchtwarenhändler existenziell ist.

8. So bereitest du dich vor

  • Umsatz laufend beobachten — den vollen Verkaufserlös, nicht die Marge.
  • Ab Tag eins Ankaufsbelege schreiben, auch wenn du sie noch nicht brauchst.
  • Einkaufspreis pro Artikel erfassen, nicht pro Kiste oder pro Monat.
  • Einkäufe mit und ohne Steuerausweis trennen — sie laufen später in unterschiedliche Besteuerungen.
  • Vor dem Wechsel mit dem Steuerberater sprechen, besonders zum Altbestand.

Heute Kleinunternehmer, morgen regelbesteuert

Storest führt jeden Artikel mit Einkaufspreis, Verkaufspreis und Beleg — unabhängig davon, ob du gerade Umsatzsteuer abführst oder nicht. Wenn der Wechsel kommt, ist die Datenbasis für die Differenzbesteuerung schon da, statt mühsam rekonstruiert werden zu müssen.

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9. Häufige Fragen (FAQ)

Muss ich als Kleinunternehmer §25a auf die Rechnung schreiben?

Nein. Du wendest die Differenzbesteuerung nicht an, also gehört auch kein §25a-Hinweis auf die Rechnung. Stattdessen der Hinweis auf §19 UStG.

Lohnt sich ein freiwilliger Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung?

Selten — jedenfalls nicht, wenn du überwiegend von Privatpersonen einkaufst und an Privatkunden verkaufst. Dann gibt es keine Vorsteuer zu holen und der Verzicht kostet dich nur Steuer. Interessant wird er, wenn du hohe Investitionen mit Vorsteuer tätigst oder überwiegend an Unternehmen verkaufst.

Was, wenn ich die Grenze mitten im Jahr reiße?

Die 100.000-Euro-Grenze wirkt sofort ab dem Umsatz, mit dem du sie überschreitest. Alles davor bleibt steuerfrei, alles danach ist steuerpflichtig. Das sauber zu trennen, ist ohne saubere Artikeldokumentation praktisch nicht machbar.

Werde ich als Kleinunternehmer unter DAC7 gemeldet?

Ja — DAC7 und Umsatzsteuer haben nichts miteinander zu tun. Plattformen melden ab 30 Verkäufen oder 2.000 € Umsatz im Jahr, unabhängig von deinem Steuerstatus. Mehr dazu im DAC7-Ratgeber.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Gerade der Wechsel aus der Kleinunternehmerregelung und die Behandlung des Altbestands gehören mit dem Steuerberater besprochen.