Bei Einzelstücken entscheidet die Nummer: Welche Kamera hatte welche Auslösungen, welches Handy kam aus welchem Ankauf, welches Auto steht auf welcher Rechnung? Dieser Ratgeber zeigt, wie du Seriennummern so verwaltest, dass jede Nummer genau einem Stück zugeordnet ist, und wie das in Storest aussieht.
1. Warum die Nummer am Stück hängen muss
Ein Artikel wie „iPhone 13, 128 GB“ steht oft mehrfach im Lager. Jedes Gerät hat aber seine eigene IMEI, seinen eigenen Einkaufspreis und seinen eigenen Zustand. Hängt die Nummer am Artikel, gilt sie für alle Geräte zugleich, und die Zuordnung ist weg.
Deshalb gehört eine Seriennummer an die einzelne Bestandszeile, also an das Stück. Daten, die für alle Stücke gleich sind, gehören dagegen an den Artikel: die Referenz einer Uhr, der Style-Code eines Sneakers, Set und Kartennummer einer Sammelkarte.
| Nummer | Gilt für | Ebene |
|---|---|---|
| IMEI, FIN, Rahmennummer, Gehäusenummer, Zertifikatsnummer | genau ein Stück | Bestand |
| Referenz, Style-Code, Kartennummer | alle Stücke eines Modells | Artikel |
| Auftragsnummer, Bezugsquelle | den ganzen Einkauf | Einkauf |
| Bestellnummer des Kunden | den ganzen Verkauf | Verkauf |
2. Eindeutig, suchbar, auf dem Beleg
Eine gute Seriennummernverwaltung erfüllt drei Dinge:
- Eindeutig: Dieselbe Nummer darf nicht zweimal im Bestand auftauchen. Ein Tippfehler oder ein doppelt erfasstes Gerät fällt so sofort auf.
- Suchbar: Du findest das Stück über seine Nummer, etwa wenn ein Kunde mit einer Reklamation kommt.
- Auf dem Beleg: Die Nummer steht auf Rechnung und Eigenbeleg, damit Käufer und Prüfer das Stück eindeutig zuordnen können.
In Storest legst du dafür ein individuelles Feld am Bestand an, zum Beispiel „Seriennummer“, und setzt zwei Haken: „Eindeutig“ und „Auf Belegen anzeigen“. Storest warnt dann bei einer doppelten Nummer, findet das Stück in der Lagerliste und schreibt die Nummer an die Position auf der Rechnung.
3. Beim Einkauf: ein Posten, viele Nummern
Oft kommen mehrere gleiche Geräte in einem Einkauf, zum Beispiel zehn Smartphones von einem Händler. Damit jedes Gerät seine eigene Nummer bekommt, teilst du die Einkaufszeile auf: In Storest wird mit „In Einzelstücke aufteilen“ aus einer Zeile mit Menge 10 je Gerät eine eigene Zeile mit Menge 1. Der Betrag verteilt sich centgenau, jede Zeile bekommt ihre eigene Nummer.
Die Nummer erfasst du direkt im Einkauf, in der Plusbuchung oder nachträglich am Stück. Fotos, etwa vom Typenschild, hängst du als Datei an dieselbe Bestandszeile.
4. Welche Nummer in welcher Branche
| Branche | Typische Nummer | Branchen-Vorlage |
|---|---|---|
| Handy & Elektronik | IMEI | Handy und Elektronik |
| PC & Notebooks | Seriennummer | PC und Notebooks |
| Kameras | Seriennummer, dazu Auslösungen | Kameras und Objektive |
| Kfz & Motorrad | FIN | Kfz und Motorrad |
| Fahrrad & E-Bike | Rahmennummer | Fahrrad und E-Bike |
| Uhren | Gehäusenummer | Uhren |
| Maschinen | Seriennummer, dazu Betriebsstunden | Maschinen |
| Sammelkarten | Zertifikatsnummer | Sammelkarten |
Die Vorlagen legen diese Felder beim Start mit einem Klick an, bereits als eindeutig und auf Wunsch auf dem Beleg. Für jede andere Nummer legst du ein Feld selbst an und beschränkst es auf die Kategorien, in denen du es brauchst.
5. Export, Import und Schnittstellen
- Export: Im Artikel-Export als Excel oder CSV sind Felder an Artikel und Bestand eigene Spalten.
- Import: Beim Excel-Import füllst du die Nummern gleich mit.
- API: Über die REST-API liest und schreibst du die Felder an Artikeln, Beständen, Einkäufen und Verkäufen, etwa aus einer eigenen Kasse.
Jede Nummer an genau einem Stück
Wähle beim Start deine Branche, und die passenden Nummernfelder sind sofort da: eindeutig, suchbar, auf der Rechnung.
Kostenlos startenHäufige Fragen
Wo speichere ich die Seriennummer, am Artikel oder am Bestand?
Am Bestand, also am einzelnen Stück. Am Artikel stehen nur Angaben, die für alle Stücke eines Modells gleich sind, etwa eine Referenznummer.
Was passiert, wenn ich eine Nummer doppelt erfasse?
Ist das Feld als eindeutig markiert, warnt Storest beim Speichern, dass der Wert schon vergeben ist. Gespeichert wird trotzdem, damit du selbst entscheidest.
Kann ich die Seriennummer auf die Rechnung drucken?
Ja. Mit „Auf Belegen anzeigen“ steht die Nummer auf Rechnung und Eigenbeleg an der Position des Stücks.
Wie erfasse ich zehn gleiche Geräte mit zehn Nummern?
Du teilst die Einkaufszeile mit „In Einzelstücke aufteilen“ in zehn Zeilen mit Menge 1 auf. Jede Zeile bekommt ihre eigene Nummer, der Betrag verteilt sich centgenau.
Quellen & Rechtsgrundlagen
- § 14a UStG – Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen Abs. 6 · gesetze-im-internet.de
Stand: November 2026