Ein großer Teil der Fahrzeuge im Gebrauchtwagenhandel kommt von privat. Für den Händler ist das steuerlich interessant, weil der Verkauf dann meist unter die Differenzbesteuerung fällt. Dafür muss der Ankauf aber sauber belegt sein. Dieser Ratgeber zeigt, was du festhalten solltest.
1. Fahrzeug und Papiere zusammenbringen
Bevor Geld fließt, gehört das Fahrzeug eindeutig zu den Papieren. In der Praxis heißt das:
- FIN abgleichen: die Fahrzeug-Identifizierungsnummer am Fahrzeug mit der in der Zulassungsbescheinigung Teil I und Teil II
- Verkäufer abgleichen: Name im Ausweis und in den Papieren
- Stand festhalten: Kilometerstand, Erstzulassung, HU-Termin, bekannte Schäden
- Fotos vom Zustand bei der Übergabe und vom Tacho
Diese Angaben sind später die Grundlage für Rechnung, Gewährleistungsfragen und die Zuordnung in deiner Buchhaltung.
2. Ankaufsbeleg statt Rechnung
Eine Privatperson stellt keine Rechnung aus. Als Händler brauchst du für den Einkauf trotzdem einen Beleg, sonst fehlt dir die Betriebsausgabe und der Nachweis des Einkaufspreises. Was auf einen solchen Ankaufsbeleg gehört, erklärt der Ratgeber Wareneinkauf ohne Rechnung. Beim Fahrzeug kommen FIN, Kilometerstand und Erstzulassung dazu.
Einen eigenen Kaufvertrag nutzen viele Händler zusätzlich. Er ersetzt den Ankaufsbeleg nicht, sondern ergänzt ihn.
3. Warum der Beleg für §25a zählt
Hast du das Fahrzeug ohne Umsatzsteuer gekauft, etwa von privat, kann der Weiterverkauf unter die Differenzbesteuerung fallen (§ 25a Abs. 1 Nr. 2 UStG). Versteuert wird dann nur der Betrag, um den der Verkaufspreis den Einkaufspreis übersteigt (§ 25a Abs. 3), mit 19 % (§ 25a Abs. 5). Dafür müssen Einkaufs- und Verkaufspreis aus deinen Aufzeichnungen hervorgehen (§ 25a Abs. 6).
Rechne dein eigenes Fahrzeug nach Zum §25a-Rechner →
Die Einzelheiten zum Kfz, auch zur EU-Reimport-Falle, stehen im Ratgeber Differenzbesteuerung beim Auto.
4. Zahlung und Geldwäschegesetz
Eine Überweisung ist der einfachste Nachweis für den gezahlten Preis. Bei Barzahlung lässt du dir den Empfang quittieren.
Als Händler bist du Güterhändler im Sinne des Geldwäschegesetzes (§ 1 Abs. 9 GwG). Die allgemeinen Sorgfaltspflichten, unter anderem die Identifizierung der anderen Seite, gelten bei Barzahlungen ab 10.000 Euro, und zwar ausdrücklich auch dann, wenn du bar bezahlst (§ 10 Abs. 6a Nr. 1 Buchst. c: „selbst oder durch Dritte tätigen oder entgegennehmen“). Die Aufzeichnungen sind fünf Jahre aufzubewahren (§ 8 Abs. 4 GwG).
Ausweisdaten erfasst du in Storest in eigenen Feldern am Kontakt, die Kopie hängst du als Datei an. Was du erfasst und wie lange du es aufbewahrst, entscheidest du. Welche Pflichten für dich konkret gelten, klärst du am besten mit deiner Beratung.
5. So sieht das in Storest aus
- Einkauf anlegen mit dem Verkäufer als Kontakt, das Fahrzeug als Position mit Einkaufspreis
- FIN, Erstzulassung, Kilometerstand als Felder am Fahrzeug, die FIN eindeutig
- Ankaufsbeleg per Klick aus dem Einkauf
- Fotos und Unterlagen als Dateien am Fahrzeug und am Einkauf
- Beim Verkauf: Rechnung mit FIN und §25a-Hinweis, Kaufvertrag als PDF am Verkauf
Mehr dazu auf der Seite Software für Gebrauchtwagenhändler.
Dein nächster Ankauf, sauber belegt
Leg das Fahrzeug mit FIN an, erzeuge den Ankaufsbeleg und sieh beim Verkauf die Marge und die Umsatzsteuer nach §25a.
Kostenlos startenHäufige Fragen
Brauche ich beim Ankauf von privat eine Rechnung?
Nein, eine Privatperson stellt keine Rechnung aus. Du belegst den Einkauf mit einem Ankaufsbeleg, auf dem Verkäufer, Fahrzeug mit FIN, Preis und Datum stehen.
Fällt ein von privat gekauftes Auto unter die Differenzbesteuerung?
In der Regel ja, wenn du Wiederverkäufer bist und für die Lieferung an dich keine Umsatzsteuer geschuldet wurde (§ 25a Abs. 1 UStG). Versteuert wird dann nur die Marge.
Muss ich den Verkäufer identifizieren?
Nach dem Geldwäschegesetz gelten die Sorgfaltspflichten für Güterhändler bei Barzahlungen ab 10.000 Euro, auch wenn du selbst bar bezahlst (§ 10 Abs. 6a Nr. 1 Buchst. c GwG). Welche Pflichten für dich gelten, klärst du mit deiner Beratung.
Ersetzt ein Kaufvertrag den Ankaufsbeleg?
Er ergänzt ihn. Viele Händler nutzen beides: den Kaufvertrag für die Vereinbarungen mit dem Verkäufer, den Ankaufsbeleg als Buchungsbeleg.
Quellen & Rechtsgrundlagen
- § 25a UStG – Differenzbesteuerung gesetze-im-internet.de
- § 1 GwG – Begriffsbestimmungen Abs. 9 Güterhändler, Abs. 10 hochwertige Güter · gesetze-im-internet.de
- § 10 GwG – Allgemeine Sorgfaltspflichten Abs. 6a · gesetze-im-internet.de
- § 8 GwG – Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht Abs. 4 · gesetze-im-internet.de
Stand: November 2026